Rejestracja uczestników

Rejestracja online uczestników

Eventshaper jest systemem do obsługi i rejestracji online uczestników, a moduł rejestracji jest jednym z najważniejszych komponentów. To właśnie w tej sekcji systemu konfigurujesz w jaki sposób uczestnicy będą rejestrowali się na Twoją konferencję czy też imprezę. Eventshaper daje Ci ogromne możliwości dostosowania formularza do własnych potrzeb, a pełną konfigurację możesz zrobić samodzielnie, bez konieczności posiadania wiedzy technicznej i bez konieczności wydawania pieniędzy na obsługę informatyczną.

Ustawienia rejestracji

W pierwszej części modułu możesz zdecydować czy będziesz wymagać potwierdzenia rejestracji przez uczestników. Skorzystanie z tej funkcji spowoduje, że po poprawnym wypełnieniu formularza rejestracyjnego przez uczestnika, zostanie wysłany do niego email z unikalnym linkiem. Dopiero kliknięcie w ten link potwierdzi rejestrację uczestnika na wydarzenie. Jeśli zdecydujesz się na przyjaźniejszą dla uczestników wersję bez potwierdzenia rejestracji, goście będą automatycznie pojawiali się na liście uczestników ze statusem Potwierdzony.

Kolejną opcją modułu rejestracji jest wysyłka maila do uczestnika po udanej rejestracji. Wiadomość będzie stanowiła potwierdzenie dla uczestnika o poprawnie przeprowadzonym procesie rejestracji na wydarzenie, które organizujesz. Do wiadomości możesz dołączyć elektroniczną wejściówkę Apple Wallet oraz dołączyć załącznik ICS zawierający wpis do kalendarza odbiorcy. Oczywiście możesz edytować treść maili automatycznie wysyłanych do uczestników zarówno tych potwierdzających uczestnictwo jak i tych weryfikujących adres email.

Jeśli organizujesz imprezę zamkniętą taką jak X-lecie istnienia firmy, spotkanie biznesowe czy też wewnętrzną konferencję i lista uczestników jest z góry ustalona, możesz skorzystać z funkcji rejestracji widocznej jedynie dla ludzi, którzy w zaproszeniu otrzymają specjalny, spersonalizowany link.

Konfiguracja formularza rejestracyjnego

W eventshaper możesz samodzielnie skonfigurować formularz rejestracyjny i zdefiniować dowolne pytania i opcje. Daje to niesamowite spektrum możliwości takich jak zarządzanie zakwaterowaniem przy kilkudniowych konferencjach, wybór posiłków jeśli wiesz, że na Twoim wydarzeniu pojawią się osoby o specyficznych wymaganiach dietetycznych czy też wybór dodatkowych atrakcji na imprezie firmowej.

Możesz skorzystać z domyślnie zdefiniowanych pól formularza takich jak imię, nazwisko, organizacja/firma, email, stanowisko lub miasto, ale także możesz dodać pole Rozmiar koszulki a w nim zdefiniować opcje tożsame z rozmiarami, które oferujesz jako gadżet konferencyjny. Jeżeli organizujesz imprezę sportową i aby podzielić uczestników na kategorie wiekowe musisz znać ich datę urodzenia, to możesz dodać do formularza pole typu data i dzięki temu uczestnicy w momencie rejestracji będą przesyłali wymagane dane.

Kolejnym sposobem na zbieranie danych podczas rejestracji jest zwykły tekst. Jeśli chcesz wystawiać faktury za uczestnictwo w organizowanym kongresie, na targach, czy konferencji naukowej, możesz dodać pola związane z danymi do faktury. Wystarczy dodać pole typu Tak/Nie z pytaniem o wystawienie faktury, następnie pola tekstowe takie jak Nazwa firmy, Adres oraz NIP i dzięki temu zdobędziemy komplet danych do wystawienia faktury, który następnie w prosty sposób będzie można zaimportować w Twoim systemie do fakturowania.

Jeżeli organizujesz konferencję naukową czy też branżową i planujesz od uczestników zbierać materiały takie jak abstrakty, artykuły, recenzje, prezentacje, postery lub jakiekolwiek inne pliki, eventshaper umożliwi Ci to w bardzo prosty sposób. Wystarczy dodać pole typu plik, a rejestrujący się poprzez stronę internetową uczestnik będzie mógł załączyć do swojego formularza wskazany przez niego plik.

Oprócz tych wszystkich możliwości, każde pole w formularzu rejestracyjnym możesz oznaczyć jako wymagane, a wszystkie pola możesz przypisać do różnych sekcji w formularzu.