Korespondencja

Wysyłka wiadomości email

Platforma eventshaper umożliwia wysyłkę kilku rodzajów emaili takich jak zaproszenia na konferencję, wiadomości potwierdzające rejestrację czy też wiadomości weryfikujące odbiorców. Poza tymi wiadomościami możesz również wysłać maila o dowolnej treści, w którym możesz poinformować wszystkich lub wybranych odbiorców o nowościach na Twojej konferencji lub wydarzeniu. Moduł korespondencji jest bardzo przydatny, jeśli planujesz pozostać z uczestnikami w kontakcie i na bieżąco informować uczestników o nowościach na Twoim wydarzeniu. Praktyka pokazuje, że często chcemy pochwalić się obecnością znanych profesorów na konferencji naukowej, poinformować o zaktualizowanym programie sympozjum lub też o zdobyciu nowego sponsora. Korespondencja w eventshaperze ułatwi Ci kontakt ze wszystkimi zarejestrowanymi uczestnikami i zaoszczędzi Ci wiele godzin pracy.

Spersonalizowany mailing do uczestników Twojego wydarzenia

Rozpocznij od dodania nowej wiadomości i zdecyduj, czy chcesz utworzyć zupełnie nową wiadomość czy też zaimportować któryś email stworzony na Twoich wcześniejszych wydarzeniach. Następnie zadbaj o uzupełnienie tematu i treści wiadomości. Pamiętaj, że gdy organizujesz konferencję w dwóch językach, to powinieneś uzupełnić temat i treść zarówno po polsku jak i po angielsku a eventshaper sam zadba o prawidłową wysyłkę wiadomości do uczestników na podstawie pola język w formularzu rejestracji. Moduł korespondencji umożliwia także użycie tagów, czyli dynamicznych pól, które podczas wysyłki zostaną wypełnione właściwą dla gościa treścią. Dzięki temu możesz rozesłać spersonalizowany mailing do zarejestrowanych uczestników konferencji adresując każdą wiadomość imiennie. Lista dostępnych tagów dostępna jest w interfejsie modułu tworzenia wiadomości i wystarczy ustawić kursor myszy w odpowiednim miejscu w treści lub temacie a następnie kliknąć w wybrany tag.

Podobnie jak w wypadku wiadomości potwierdzającej rejestrację, to zwykłej wiadomości email możesz również dołączyć elektroniczny bilet Apple Wallet oraz plik ICS, który automatycznie doda wpis do kalendarza odbiorcy.

Adresaci wiadomości i planowanie wysyłki

Po dopracowaniu treści wiadomości należy wybrać adresatów. Przy organizacji niewielkich spotkań biznesowych czy też szkoleń planowanych dla małych grup możemy w prosty sposób wybrać adresatów konkretnej wiadomości. Jeżeli jednak organizujesz sympozjum, koncert lub imprezę sportową, lub inne wydarzenie w którym przewidywana ilość uczestników sięga setek lub tysięcy, w wyborze adresatów pomogą Ci inteligentne mechanizmy wyszukiwania i filtrowania. Dzięki nim w niezwykle prosty sposób wyślesz przypomnienie o płatności, prośbę o potwierdzenie uczestnictwa w konferencji lub informacje organizacyjne dla współorganizatorów wydarzenia.

Wiadomość email z tematem, treścią oraz wybranymi adresatami możesz następnie wysłać od razu, ale także możesz zaplanować wysyłkę w wybranym dniu, o określonej godzinie.