Zaproszenia

Elektroniczna wysyłka zaproszeń do uczestników wydarzenia

Jednym z etapów organizacji wielu konferencji, kongresów czy sympozjów jest wysyłka zaproszeń do potencjalnych uczestników. Eventshaper posiada moduł do elektronicznej wysyłki zaproszeń, dzięki któremu możesz zaprojektować, zarządzać i wysłać zaproszenia na swoje wydarzenie. Ekran modułu podzielony jest na dwie części: zarządzanie zaproszeniem oraz listę adresatów.

Rozpocznij od stworzenia treści i zaprojektowania wyglądu zaproszenia. Możesz stworzyć tą wiadomość w prostym edytorze, lub jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem, w formacie HTML. Zarówno w temacie wiadomości jak i w treści możesz skorzystać ze spersonalizowanych tagów. Wystarczy, że ustawisz kursor w odpowiednim miejscu i z klikniesz we wskazany na liście tag. Podczas edycji treści tag będzie wpisem w podwójnych nawiasach sześciennych, lecz podczas wysyłki zostanie on zamieniony na imię i nazwisko adresata zaproszenia lub tytuł konferencji czy też data rozpoczęcia i zakończenia.

Gdy stworzysz już zaproszenie, jeszcze przed masową wysyłką możesz upewnić się czy wszystko działa dzięki funkcji wysyłki testowej, w której podasz swój adres email i otrzymasz wiadomość email. Wysyłka testowa prawidłowo obsługuje jedynie tagi związane z wydarzeniem, natomiast tagi związane z odbiorcą zostaną uzupełnione przykładowymi danymi.

Adresaci zaproszeń

Po przetestowaniu treści zaproszenia możesz przystąpić do zbudowania listy odbiorców. Eventshaper posiada kilka bardzo przydatnych mechanizmów, które w błyskawiczny sposób pomogą Ci przy imporcie danych. Jeśli dane adresatów zgromadziłeś w postaci pliku Excela lub CSV - będziesz mógł go w całości zaimportować zgodnie z przykładowym plikiem.

Jeśli masz kilka nieuporządkowanych źródeł adresatów w formie plików Word, PDF czy też wiadomości email w programie Outlook to eventshaper umożliwi Ci import dzięki inteligentnemu systemowi rozpoznawania adresów email. Wystarczy, że zaznaczysz i skopiujesz do schowka dowolny fragment tekstu zawierający adresy email, nasza platforma automatycznie rozpozna adresy, pozbędzie się duplikatów i doda wszystkich adresatów do listy. Będziesz zaskoczony jak szybko i sprawnie można utworzyć listę gości zaproszonych na konferencję.

Kolejną formą zbudowania listy zaproszonych jest możliwość importu adresatów z poprzednich swoich wydarzeń, co oczywiście znajdzie zastosowanie na imprezach branżowych oraz przy organizacji cyklicznych spotkań. Ostatnią formą budowania listy jest również możliwość ręcznego dodania adresata. Na potrzeby raportowania możesz także wyeksportować całą listę zaproszonych do pliku CSV.

Wysyłka zaproszeń

Gdy stworzysz już treść zaproszenia oraz zbudujesz listę zaproszonych możesz wysłać masowy, spersonalizowany mailing do wszystkich osób na liście. Zaproszenie możesz wysłać do Nowych Odbiorców czyli do osób z listy, którzy jeszcze nie otrzymali zaproszenia, do Niezarejestrowanych Odbiorców czyli do osób, które jeszcze się nie zarejestrowały na wydarzenie. Możesz również wybrać adresatów poprzez zaznaczanie ich na liście, która również obsługuje wyszukiwanie.

Jeżeli po pierwszej wysyłce zaproszenia dodasz kolejną porcję nowych odbiorców, to dzięki inteligentnym filtrom wysyłki możesz jednym kliknięciem wybrać odpowiednią grupę adresatów. Ponadto w eventshaper możesz zaplanować wysyłkę zaproszeń w konkretnym dniu o określonej godzinie.